Términos de renovación, suspensión y conservación temporal de datos

1. Notificación previa de renovación

El cliente será notificado con una anticipación mínima de quince (15) días naturales respecto de la fecha programada de renovación del servicio. La notificación podrá realizarse mediante correo electrónico, aviso administrativo, sistema de tickets, mensajería electrónica o cualquier otro medio de contacto registrado por el cliente.

Es responsabilidad del cliente mantener actualizados sus datos de contacto y verificar la recepción de comunicaciones relacionadas con facturación, vencimientos, mantenimiento y continuidad operativa.

2. Renovación y confirmación de pago

La continuidad del servicio está condicionada a la recepción, identificación y validación del pago correspondiente antes de la fecha de vencimiento. El envío de un comprobante no constituye por sí mismo confirmación definitiva cuando el pago no haya sido conciliado o reflejado en los sistemas administrativos del proveedor.

3. Suspensión automática del servicio

Una vez alcanzada la fecha de vencimiento sin que exista una renovación confirmada, la plataforma podrá ejecutar una suspensión automática generada por el servidor o por el sistema de administración de servicios. Esta suspensión no requiere intervención manual y puede aplicarse de forma inmediata como mecanismo de control operativo, de seguridad y de asignación de recursos.

Durante la suspensión se interrumpe total o parcialmente el acceso al sitio web, paneles de administración, bases de datos, aplicaciones, cuentas FTP, procesos programados, API, certificados administrados, servicios DNS gestionados y cualquier otro componente vinculado al plan contratado.

4. Afectación a correo electrónico

Cuando el servicio contratado incluya correo electrónico, la suspensión puede impedir el acceso a buzones, webmail, protocolos IMAP, POP y SMTP, así como la recepción, consulta, sincronización o envío de mensajes. Los servidores remitentes externos pueden rechazar, diferir o devolver mensajes durante el periodo de suspensión, sin garantía de reentrega posterior.

5. Conservación temporal de información

Después de la suspensión, los archivos, bases de datos, configuraciones y buzones asociados a la cuenta se conservarán en el servidor por un periodo adicional de hasta treinta (30) días naturales, contado a partir de la fecha de vencimiento o suspensión, según corresponda al registro técnico del sistema.

Este periodo constituye una ventana de retención temporal y no una extensión del servicio. Durante dicho plazo, los datos podrán permanecer inaccesibles para el cliente y no se garantiza la ejecución de respaldos nuevos, la integridad de procesos activos, la recepción de correo, la disponibilidad pública ni la preservación de versiones históricas.

6. Eliminación definitiva

Una vez concluido el periodo de treinta (30) días sin que se haya regularizado la cuenta, el proveedor podrá eliminar de forma permanente la información alojada y liberar los recursos asignados. La eliminación puede comprender archivos, bases de datos, respaldos, buzones, registros, configuraciones, certificados y demás componentes relacionados con el servicio.

Después de la eliminación definitiva, la recuperación total o parcial de la información no está garantizada y puede resultar técnica o materialmente imposible.

7. Reactivación

La reactivación estará sujeta a la confirmación del pago, disponibilidad de la infraestructura, estado de los datos retenidos y cumplimiento de cualquier cargo pendiente. La propagación de DNS, reemisión de certificados, reindexación, restablecimiento de colas de correo y reinicio de servicios dependientes puede requerir tiempo adicional aun después de que la cuenta sea habilitada.

8. Responsabilidad del cliente

El cliente es responsable de conservar respaldos independientes, actualizados y verificables de su información. La retención temporal realizada por el proveedor no sustituye una política de copias de seguridad propia ni constituye una garantía de restauración.

9. Alcance técnico y limitación operativa

El proveedor no será responsable por interrupciones, pérdida de comunicaciones, afectaciones comerciales, indisponibilidad de información, penalizaciones de terceros, pérdida de posicionamiento, fallas de sincronización o daños indirectos derivados de la falta de renovación oportuna, salvo disposición legal imperativa aplicable.

10. Aceptación

La contratación, renovación, uso continuado o solicitud de reactivación del servicio implica la aceptación de estas condiciones operativas. El proveedor podrá actualizar este documento para reflejar cambios técnicos, administrativos o regulatorios, respetando las obligaciones que resulten aplicables.